Emissão de MDF-e: quem é obrigado e como emitir sem multa
O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é a lista oficial de tudo o que está dentro do baú do caminhão em uma viagem. Ele é obrigatório sempre que sua empresa transporta mercadoria para fora do município com veículo próprio ou com um freteiro contratado diretamente por você, mesmo que seja uma única nota.
Duas informações costumam pegar o pequeno atacadista de surpresa: o MDF-e precisa estar autorizado antes de o veículo sair, e o emissor gratuito da SEFAZ foi descontinuado em 2018. Hoje a emissão só acontece por software próprio ou de terceiros.
Abaixo, quem é obrigado a emitir, o que precisa constar no documento, o que acontece se o manifesto não for encerrado e como emitir sem digitar chave de acesso à mão.
O que é o MDF-e e quem é obrigado a emitir?
Três documentos se confundem na rotina de quem entrega:
- NF-e: a nota da mercadoria que você vendeu para o cliente;
- CT-e: a nota que uma transportadora emite para cobrar o serviço de frete;
- MDF-e: a lista da viagem, que junta em um arquivo só todas as notas que estão dentro do veículo.
Muito dono de pequeno atacado, distribuidora e fábrica acha que o manifesto é coisa de grande empresa de logística. Esse engano custa carga apreendida e multa. A lei exige o MDF-e sempre que a empresa transporta mercadoria para fora do município em dois casos:
- Frota própria: viagem em veículo da sua empresa (van, caminhonete ou caminhão pequeno) dirigido por funcionário seu;
- Motorista autônomo: viagem com freteiro contratado diretamente por você, sem transportadora no meio.
Não importa se o veículo leva uma nota de valor alto ou dezenas de pedidos pequenos espalhados por cidades vizinhas. Passou do limite do município, o MDF-e precisa estar emitido e autorizado antes de o caminhão pegar a estrada.
O MEI está dispensado dessa obrigação. Para pequenas indústrias, atacados e distribuidoras no Simples Nacional ou em outros regimes tributários, a emissão é obrigatória.
O que precisa constar no MDF-e?
Os dados do manifesto são cruzados pela fiscalização na estrada, e qualquer divergência entre o arquivo e o que está no veículo trava a liberação da carga. O documento precisa trazer:
- Veículo e motorista: placa, reboques (se houver), estado de licenciamento e CPF do condutor;
- Rota: estado de origem da carga, estados de passagem e os municípios de descarregamento;
- Chaves de acesso das NF-e: o número de 44 dígitos de cada nota que está na viagem;
- Seguro de carga: dados da apólice contra perdas e a respectiva averbação;
- RNTRC: o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas, exigido quando a operação envolve transportador contratado.
O ciclo do MDF-e: emitir, rodar, encerrar e cancelar
O trabalho não acaba quando a SEFAZ autoriza o arquivo. O manifesto tem quatro momentos, e o terceiro é o que mais gera dor de cabeça.
Emissão e DAMDFE
Autorizado o MDF-e, imprima o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais). É um papel simples que precisa ir com o motorista durante todo o percurso, para conferência dos agentes.
Trânsito
Com o DAMDFE em mãos e o manifesto autorizado, o veículo pode rodar.
Encerramento
Terminadas as entregas, alguém precisa registrar o encerramento no sistema. É isso que avisa o Fisco de que aquele veículo e aquele motorista estão livres. Se esquecerem, a placa fica bloqueada no cadastro estadual e a empresa não consegue emitir manifesto novo para a próxima entrega com o mesmo caminhão.
Cancelamento
Se o pedido cair ou a nota sair errada antes de a viagem começar, dá para cancelar o MDF-e. O prazo varia por estado, mas costuma ser de até 24 horas, e só vale se o veículo ainda não tiver saído.
Multas e prejuízos de rodar sem manifesto válido
Os postos de fiscalização estaduais usam câmeras de leitura de placa e identificam o veículo em tempo real. Rodar sem manifesto válido custa:
- Multa da fiscalização estadual: o valor varia por estado, incidindo sobre o valor da mercadoria ou como taxa fixa por nota irregular;
- Autuação da ANTT: a agência fiscaliza as normas de transporte, e a falta do registro de frete ou de seguro gera autuação administrativa;
- Retenção do veículo e da carga: o caminhão fica parado no posto até a situação ser regularizada. Para atacado de alimentos, isso é perda direta de produto;
- Atraso e quebra de acordo com o cliente: a carga retida não chega na hora combinada, e quem depende daquele pedido para vender no dia seguinte não esquece.
Existe emissor gratuito de MDF-e?
Não. O emissor gratuito da SEFAZ, na versão 3.00, foi descontinuado em 1º de outubro de 2018 e nenhuma versão nova foi desenvolvida. A obrigação de emitir continua valendo. O que acabou foi a ferramenta oficial e gratuita para cumprir a obrigação.
Na prática, quem transporta mercadoria própria hoje precisa de um software que emita o manifesto. E aqui aparece a diferença que pesa no dia a dia: emitir em um sistema desconectado do faturamento significa redigitar à mão a chave de acesso de 44 dígitos de cada nota da viagem. Numa entrega com quinze pedidos, são 660 dígitos digitados sob pressão, com o motorista esperando no pátio.
Como o Resulth, ERP da ATS, resolve todo esse fluxo em um único sistema
Tudo o que foi descrito até aqui, emissão, DAMDFE, controle de encerramento, cancelamento e cruzamento das chaves de acesso das notas, é feito dentro do Resulth, o ERP da ATS Informática, sem a necessidade de um sistema separado apenas para o manifesto.
Na prática, a sequência funciona assim:
- O faturamento emite as notas fiscais dos pedidos normalmente, dentro do próprio Resulth.
- O sistema agrupa automaticamente as notas daquela rota de entrega, sem precisar redigitar nenhuma chave de acesso.
- Os dados do motorista, do veículo, do seguro e do RNTRC vêm prontos do cadastro já existente.
- O MDF-e é gerado, transmitido para a SEFAZ e autorizado em segundos, com o DAMDFE liberado para impressão na hora.
- O próprio Resulth sinaliza quando um manifesto precisa ser encerrado, evitando o bloqueio de placa por esquecimento.
Ou seja: emissão, controle do ciclo completo do manifesto (emitir, rodar, encerrar, cancelar) e integração direta com o faturamento acontecem no mesmo lugar, sem módulos avulsos e sem risco de a carga sair do galpão sem o documento em mãos. Fale com um de nossos especialistas e entenda como deixar o manifesto pronto antes de o caminhão sair.
