Após a virada digital que transformou todos os setores da economia, os sistemas de gestão empresarial se popularizaram de verdade. Hoje em dia, parece difícil imaginar uma gestão eficiente sem um controle preciso, integrado e informatizado dos recursos, seja para varejo, microvarejo, pequenas indústrias, atacado ou prestação de serviços.
Apesar da sua recente popularidade no meio empresarial, os sistemas e suas diversas funcionalidades nem sempre são bem compreendidos por quem toma as decisões. É necessário conhecer de perto o que um Sistema de Gestão pode fazer pela sua empresa, entendendo quais são suas possibilidades e limitações. Se interessou pelo assunto? Então, confira a seguir:
O que é um sistema de gestão empresarial (ERP)?
Um dos sistemas que representa muito bem um modelo de gestão inteligente é o ERP, o sistema de gestão integrado. Em tese, um ERP consiste em um ou mais softwares que têm como grande função automatizar a gestão empresarial, desde os processos mais básicos até os mais estratégicos de uma empresa.
Em linhas gerais, os softwares de ERP são modularizados, ou seja, contam com alguns módulos que podem ser implementados e que visam atender algumas especificidades requeridas pela empresa.
Assim, temos os módulos que dizem respeito às questões de compra, finanças, gestão de pessoas, contabilidade e vendas. Em um sistema de ERP, esses módulos são integrados, o que significa que são interligados de modo que as informações são compartilhadas, levantando dados gerenciais em tempo real, a depender da demanda.
Em alguns sistemas de ERP mais modernos, a estruturação do software assume outra característica, visto que o sistema em si é focado em processos, considerando que muitos desses transpassam vários módulos e departamentos da empresa.
De maneira geral, esses softwares funcionam via módulos. Por isso também são chamados de “sistemas modulares”. Esses módulos contemplam as diversas áreas da empresa e podem ser personalizados de acordo com a demanda de cada companhia. Além disso, eles são integrados entre si e partem de uma base de dados única e não redundante.
Aliás, é a integração dos módulos que permite compreender melhor os processos operacionais do negócio, oferecendo dados importantes para a tomada de decisão. Em suma, um sistema de gestão empresarial é capaz de:
- Ajudar no controle da empresa, manuseando e processando as informações;
- Permitir que todos os processos sejam documentados e contabilizados;
- Evitar retrabalhos e formas pouco confiáveis de documentação;
- Melhorar a administração financeira, o controle fiscal e o giro de produtos.
Para que serve um sistema de gestão empresarial?
Já deu para notar que o sistema de gestão empresarial possui muitas funções, não é? Um software como esse é capaz de:
- Simplificar os processos operacionais do negócio;
- Integrar os departamentos, fazendo com que a informação flua de forma mais livre e gerando dados completos e consistentes;
- Automatizar atividades rotineiras e burocráticas, como emissão de nota fiscal ou controle do estoque;
- Controlar os custos, os prazos, a vida financeira e o departamento pessoal da empresa;
- Ajudar o gestor a ter um fluxo de caixa mais controlado, confiável e em dia, favorecendo o planejamento financeiro em curto, médio e longo prazo;
- Agregar inteligência, qualidade e segurança às informações;
- Oferecer uma gestão mais integrada e especializada;
- Aumentar a eficiência e a produtividade.
Por tudo isso, um sistema de gestão empresarial pode ser usado tanto em empresas de grande porte como em médios, pequenos e microempreendimentos. Há soluções para os mais variados ramos de atuação, incluindo as pequenas indústrias, o varejo e o atacado — em especial se o sistema escolhido for personalizável.
Quais são as vantagens de usar um sistema de gestão empresarial?
Ainda não está convencido de que usar um sistema de gestão empresarial é uma boa ideia? Pois saiba que, com esse software, a comunicação e o fluxo de informação serão favorecidos, pois ele trabalha integrando departamentos. Isso impede que erros aconteçam por falta de comunicação entre os setores, como compra indevida de material, emissão de notas em duplicata etc.
Além disso, existem muitos outros pontos positivos, como:
- Aumento da produtividade — afinal, diversas funções burocráticas podem ser automatizadas, deixando os seus funcionários com tempo livre para focar em ações estratégicas para o negócio;
- Informações consistentes e confiáveis que ajudam o gestor na tomada de decisão;
- Redução de custos, pois há uma melhor administração dos recursos e da mão de obra, além de diminuir os erros e retrabalhos;
- Gestão financeira mais eficiente;
- Segurança das informações;
- Padronização de processos, simplificando o controle das informações, reduzindo o tempo médio das atividades e melhorando o controle de áreas importantes para a empresa, como a financeira e o estoque.
Para os gestores que procuram por informações ainda mais completas, preparamos um post exclusivo para tratar dos benefícios de um sistema de gestão integrado em sua empresa. Confira o conteúdo e entenda como um software personalizável pode te ajudar no estabelecimento do seu plano de negócios, reduzir perdas importantes e otimizar os recursos que você possui hoje!
As desvantagens de investir em um sistema ERP
Apesar de eficiente, muitos gestores ignoram a fase de avaliar as reais necessidades da empresa. O ERP atende empresas de todos os portes, adaptando-se conforme as necessidades.
A questão em chave é que de nada adianta o gestor de uma empresa investir em um sistema como o ERP e não se dedicar para garantir o bom funcionamento dele, principalmente na fase de implantação, ou seja, o gestor estar preparado para assumir responsabilidades a fim de garantir o sucesso da operação.
Ser empreendedor requer coragem para assumir seu papel de líder quando necessário, e, pequenos empreendedores nem sempre possuem a experiência necessária para lidar com novos desafios, principalmente se tratando de empreendedores de “primeira viagem”, já que muitos deles ainda não possuem nem experiência, nem recursos financeiros para arriscar em investimentos.
Na ATS, o cliente tem todo o suporte necessário durante e depois da implantação do sistema, além de ofertar um canal de aprendizado sobre e capacitação online para os clientes e funcionários.
Para pequenos empreendedores que ainda não querem optar por um ERP, a empresa oferece um sistema básico de gestão de vendas simplificado, que realiza pagamentos diretamente por meio de uma máquina de cartão, trata-se do Make POS, ferramenta que permite um acompanhamento online real de vendas com sistema homologado nas principais bandeiras de cartão: Cielo, Rede, Stone, SafraPay, Getnet e Vero.
O que você deve saber antes de investir em um ERP?
Naturalmente, esta questão diz respeito às particularidades e especificidades de cada empresa, mas podemos enunciar alguns elementos de suma importância que podem te nortear no momento de contratação dos módulos de um ERP. Confira:
1. Volume de processamento
Tudo depende do volume de processamento que será feito no módulo contratado. O investimento em um sistema de processamento exige a avaliação da quantidade de dados (big data) a serem processados — de qualquer forma, contar com um sistema de gerenciamento otimiza o tempo e os custos do trabalho manual.
Pense nas questões: quantas contas são feitas? Quantas empresas você tem? Quantos dados são desprendidos na gestão de seu orçamento? Dependendo do volume, faz sentido contratar um módulo de controle orçamentário em seu ERP.
2. Custo-benefício.
Para pensarmos no custo-benefício, podemos fazer uma comparação de custos. O custo de contratação e implementação do módulo seria maior ou menor do que o custo de não contratação e implementação? A não contratação do módulo pode, muitas vezes, sugerir o gasto de tempo em execução manual de processos em planilhas eletrônicas, sujeitas a erro.
Assim, em vez de a equipe se preocupar e se dedicar exclusivamente à realização de suas respectivas atividades, acaba se envolvendo com processos operacionais, facilmente realizados por alguns módulos de ERP.
Consequentemente, é a sua empresa que estará perdendo em lucratividade e rentabilidade, posto que esses processos operacionais poderiam ser automatizados, promovendo mais tempo para que os colaboradores foquem em atividades e estratégias mais relevantes.
3. Andamento dos processos internos da empresa
Para saber se é o momento certo de investir em um ERP e qual módulo contratar, é muito importante estar inteirado do andamento dos processos internos de sua empresa.
Tais processos são morosos ou rápidos? Estruturados ou não possuem nenhuma padronagem de execução? Como anda o desempenho de cada colaborador? É possível mensurar os resultados de seus colaboradores de forma assertiva e precisa? Essas perguntas devem ser levadas em conta na hora de se contratar um sistema de ERP, afinal, a ineficiência dos processos internos de um empreendimento pode tornar a gestão menos eficaz e exata.
Nesse sentido, a contratação de um sistema ERP pode ser um divisor de águas, uma vez que oportuniza a padronização elementar a todas e quaisquer atividades basais da empresa. Agora que você já sabe mais sobre o software de gestão empresarial, confira também como obter mais precisão no gerenciamento de riscos! Até lá.
